Spotkanie. Jak nie zmarnować czasu?

1 maja, to idealny czas, by popracować. Dziś pracuję dla tych z Was, którym po lekturze ostatniego wpisu zapaliła się lampka pod tytułem: A co jeśli nieustanne spotkania zjedzą mój czas i nic z nich nie wyniknie? Pytanie dobre, ale na szczęście jest na nie odpowiedź.

Zacznijmy od tego, że muszę pisać szybko, bo za 40 minut wyjeżdżam na… spotkanie 🙂 Jak każde, ma ono trójdzielną strukturę. W ogóle, to w myśl zasady Boh trojcu liubit (podobno to po rosyjsku), wszystko powinno mieć trójdzielną strukturę.

1. Przygotowanie

Nie idź gdziekolwiek, jeśli się do spotkania nie przygotujesz. Dlaczego? Głównie dlatego, że pewnych spotkań nie da się powtórzyć. Nie tylko tych ostatnich przed śmiercią, ale także tych, na których sprawimy wrażenie osób, z którymi nie warto tracić ani kwadransu. Wówczas prośba o powtórkę będzie równie skuteczna jak listy na Berdyczów, albo prośba o czarne skrzynki Sami Wiecie Skąd. Jak się przygotować? Poniżej kilka punktów:

  • czy spotkanie na pewno musi się odbyć? Nie bez kozery w zakładce KONTAKT napisałem, że jeśli nie trzeba dzwonić – pisz, a jeśli nie trzeba się spotykać, ale nie da się mailem – to dzwoń. Nie ma nic złego w takim pytaniu do osoby, która chce omówić z Tobą dowolny temat w cztery oczy. Pan Bóg dał Ci ograniczony czas na ziemi i nie zawsze rozmawianie po raz siódmy o unikalnej możliwości sprzedaży cudownych jagód goji, albo dystrybucji turbogarnków, to to, co powinieneś robić jako mąż, ojciec, a już tym bardziej – przedsiębiorca.
  • uświadom sobie cel spotkania. Tym bardziej, jeśli o nie prosisz i je aranżujesz. To ważne dla Ciebie, żebyś po godzinie nie wstał od stołu z wstydliwą myślą, że w sumie nie poruszyłeś tematu dla którego poprosiłeś o spotkanie. Jeśli cel spotkania (np. Sprawdzenie, czy między naszymi przedsięwzięciami jest pole do współpracy) zakomunikujesz partnerowi, nie tylko zrobisz dobre wrażenie, ale i czasem pozwolisz się przygotować. Jeśli zaś o spotkanie jesteś proszony, poproś o wyznaczenie celu spotkania i agendę (o niej zaraz) – właśnie ze względu na własne przygotowanie, albo drugą weryfikację tego, czy na pewno sprawy nie da się załatwić mailem, albo telefonem.
  • ułóż agendę spotkania, czyli jego przebieg. Nie chodzi o plan sekunda po sekundzie, ale o jasność co do tego, że najpierw nastąpi np. prezentacja projektu, później prośba o refleksje, potem odpowiedź na nie i ew. konkluzja. Jeśli obie strony znają agendę i czas, który sobie nawzajem poświęcą, wówczas ryzyko, że całe spotkanie przeleci na jednym punkcie z kilku prawie nie istnieje. A jeśli tak się stanie, to tylko w sytuacji, w której między rozmówcami pojawiła się wyjątkowo silna nić sympatii. A oto między innymi chodzi.

 


2. W trakcie spotkania

O tym jak się zachować przy stole pewnie wiesz, a jeśli nie, to polecam lekturę jakiejś książki o savoir vivre. Być może trafisz na pożółkłe egzemplarze peerelowskich poradników Jana Kamyczka, który naprawdę był kobietą piszącą pod pseudonimem. Ja podpowiem tylko, że warto wziąć ze sobą notatnik. Bez względu na cel, charakter i agendę spotkania. Po pierwsze, najwyższa pora uświadomić sobie, że pamięć jest ulotna i co niezapisane, najczęściej bywa zapomniane. Po drugie zaś – nawet gdyby rozmówca całą godzinę truł o zaletach jagód goji, których nie zamierzasz sprzedawać (a ja do nich nic nie mam, bo to tylko przykład), być może wpadnie Ci do głowy jakaś dobra myśl, pomysł, które warto zanotować. A jeśli nie – najwyżej sobie porysujesz, a Twój rozmówca będzie miał niezbity dowód na to, że się wynudziłeś.

  • pilnuj agendy. Możesz ją sobie zapisać w notesie. Jeśli obie strony się na nią zgodziły, nie ma obciachu jeśli przy jakiejś dłużyźnie uświadomisz rozmówcy, że chyba musicie przechodzić do następnego punktu, bo został tylko kwadrans, a Wy wciąż omawiacie wstęp do wprowadzenia do przedmowy do inwokacji.
  • sprawdź na końcu, czy osiągnęliście cel. Zanim się pożegnacie, pomyśl chwilę, czy osiągnęliście cel spotkania. Jeśli nie – to będzie Wasza wspólna wina, w końcu obaj mieliście wpływ na to, o czym mowa. W przypadku wątpliwości zadaj pytanie: Panie Mietku, bo spotkaliśmy się w sumie po to, by porozmawiać o możliwościach współpracy między Panem, a moją betoniarnią, a Pan całe spotkanie opowiadał o jagodach. Czy sądzi Pan, że wyczerpaliśmy temat?
  • wynegocjuj follow up. Nie cieszcie się zbytnio, jeśli osiągnęliście cel. Teraz obaj macie robotę przy jego wdrożeniu. Żeby spotkanie i wnioski z niego nie rozeszły się po kościach, trzeba zaplanować trzy rzeczy: CO? KTO? KIEDY? zrobi. Bez tego obaj zmarnowaliście czas. Serio. Aha, będę wdzięczny za podsunięcie jakiegoś polskiego zamiennika dla pojęcia follow up’u.

3. Po spotkaniu

Są spotkania, które trzeba odreagować. Nie o takich mówię. Nie mówię też o takich, po których wiemy, że nie zamierzamy ich ponawiać – bo tutaj sprawa jest prosta. Mam na myśli takie, po których powinna nastąpić realizacja postanowień. Pomocą będzie Wam właśnie wynegocjowany follow up.

  • wytrwałość. Jeśli wiecie już CO? KTO? KIEDY? ma robić, to brakuje Wam już tylko wytrwałości w realizacji tych ustaleń. To banalne, ale wbrew pozorom najczęściej z tym jest problem. Ze spotkania nic nie wynika, bo ktoś wbrew zasadzie Don’t assume założył, że ktoś inny się obraził, bo nie oddzwania, albo zrezygnował z projektu, bo nie odpisał na maila. Prawda jest brutalna. Dzisiejszy świat, to świat hiperinflacji informacji i zadań. Nawet jeśli chcemy coś zrobić, musimy czas na to, albo nawet uwagę, naprawdę bohatersko sami od siebie wywalczyć. I trzeba się z tym pogodzić, no chyba że składamy ludziom naprawdę propozycje nie do odrzucenia, w rodzaju bezzwrotnej darowizny w wysokości zyliarda dolarów w gotówce od ręki. Wiem co mówię, czasem follow up, regularny, co dwa dni, zajmuje mi w przypadku wyjątkowo ważnych i zajętych partnerów, nawet dwa tygodnie, albo i miesiąc. Tak po prostu jest i do momentu, gdy nie usłyszysz:

Wie Pan co, jednak zmieniłem zdanie i odstąpmy od tego działania.

Powinieneś normalnie działać według ustaleń.

Jeśli o czymś zapomniałem, daj znać w komentarzach, że jakiś aspekt trzeba dodatkowo naświetlić, albo w ogóle poruszyć. A ja lecę na spotkanie 😉 A, jeszcze jedno. Poniżej mój ulubiony notatnik Towarzystw Biznesowych – nieustanny towarzysz spotkań:

Bez notatnika nie ma spotkania :-)

Bez notatnika nie ma spotkania 🙂

4 komentarze

  • Marek Buga

    Maj 04, 05 2015 10:41:24

    Macieju, dzięki za proste i konkretne porady dot. spotkań biznesowych.
    Może to ja, ale trochę na minus rzucają się w oczy różne czcionki oraz ich kolory. To przemyślany zabieg?

    Pozdrawiam,
    Marek Buga

    • Maciej

      Maj 05, 05 2015 01:02:32

      Nie, nie przemyślany 🙂 To bug, który ogarniemy 🙂

  • Katarzyna

    Grudzień 16, 12 2015 01:05:13

    Skoro wspomniano o czcionkach, to przy okazji napomknę, że wszystkie emotikony na tym blogu wyświetlają mi się nie w tym miejscu, gdzie powinny być, lecz zawsze na początku linijki tekstu…

    • Maciej

      Grudzień 16, 12 2015 09:32:47

      Wiem, dzięki za info 🙂 Zgłosiłem w zeszłym tygodniu gdzie trzeba 🙂

Zostaw komentarz